예  규

서울특별시 중랑구의회 내규 제 5 호

서울특별시 중랑구의회 회의록 작성 실무에 관한 내규를 이에 발령한다.

2022년 5월 6일

서울특별시 중랑구의회의장

서울특별시 중랑구의회 회의록 작성 실무에 관한 내규

제1조(목적) 이 내규는 「지방자치법」 제84조와 「서울특별시 중랑구의회 회의 규칙」, 「서울특별시 중랑구의회 회의록 발간 및 보존 등에 관한 규정」에 따른 회의록 작성 실무에 관한 세부사항을 규정함을 목적으로 한다.

제2조(속기근무의 편성) 속기는 속기사 전원이 교대로 속기한다.

제3조(속기시간) 회의의 속기시간은 40분 단위로 하는 것을 원칙으로 한다. 다만, 개회식ㆍ투표ㆍ기타 부득이한 사정이 있을 때에는 속기시간을 변경할 수 있다.

제4조(본회의 회의록의 작성) ① 개회식은 별지 제1호서식의 사항을 기재하여 원고 전면에 첨부한다.

② 본회의 회의록은 별지 제2호서식의 사항을 기재하여 원고 전면에 첨부한다.

③ 시간의 표기는 24시간제로 하고 다음의 경우에 기재한다. 다만, 앞에 표기된 시간과의 차가 1분 미만인 경우에는 시간의 기재를 생략한다.

1. 개의

2. 안건의 부의

3. 회의중지와 계속개의

4. 기록중지와 기록개시

5. 비공개회의의 개시와 종료

6. 투표의 개시와 종료

7. 산회

④ 발언자의 성명 또는 직명 앞에는 “○”표를 한다.

⑤ 부의안건을 달리하거나 또는 계속 개의하는 때에는 사회자의 직위ㆍ성명을 다시 표기한다.

⑥ 서울특별시 중랑구의회 의장(이하 “의장”이라 한다) 외의 사회자의 표기는 다음 각 호에 의한다.

1. 일상적인 사회교대는 “부의장 ○○○”으로 한다.

2. 의장이 직무대리로 지정한 부의장은 “의장대리 ○○○”으로 한다.

3. 의장ㆍ부의장이 모두 사고가 있을 때 선거에 의한 의장 직무대리는 “임시의장 ○○○”으로 한다.

4. 의장ㆍ부의장 선거 등 최다선, 최연장자의 의장대행은 “의장직무대행 ○○○”으로 한다.

⑦ 서울특별시 중랑구의회 의원(이하 “의원”이라 한다)의 발언은 “○○○ 의원”으로 표기한다.

⑧ 의원이 동성동명일 때에는 성명 다음에 괄호를 하고 출신동명 등으로 구별하여 표기한다. 예) “○○○ 의원(출신동명)”

⑨ 회의도중 사회자가 교대되면 줄을 바꾸어 “(○○○ 의장, ○○○ 부의장과 사회교대)”라 표기한다.

⑩ 발언도중 중복되는 어구는 그것이 강조하는 때를 제외하고는 번문하지 아니할 수 있다.

⑪ 확실한 사실(명시ㆍ숫자ㆍ법조문 등)을 잘못 발언한 내용에 관하여 발언의원 또는 다른 발언자의 발언을 통하여 정정하지 아니한 때에는 이를 정정하여 번문한다.

⑫ 속기는 지정된 좌석에서 하고 장내소란 등으로 발언을 듣지 못한 부분의 보완이 불가능할 때에는 “(청취불능)”이라 표기한다. 다만, 회의장이 소란하거나 정전 등으로 속기가 불가능하고 녹음이 취입되지 않아 의사결정사항이 속기되지 아니한 때에는 당시의 사회자에게 회의 경과와 의사결정 사항을 문의하여 회의록에 참조로 기재한다.

⑬ 회의장에서 누구인지 알 수 없는 의원이 “이의 없소”, “좋습니다” 등 간단한 발언을 하였을 때에는 줄을 바꾸어 “(「......」하는 의원 있음)”으로 표기한다.

⑭ 의원이 의장의 허가를 받지 아니한 발언이라도 의제와 관련이 있을 경우에는 줄을 바꾸어 “(○○○ 의원 의석에서-......)”으로 표기한다.

⑮ 안건이 부의될 때에는 부의안건명을 쓰고 괄호 안에 안건의 제출자를 “○○○구청장 제출”, “○○위원장 ○○○ 제출”, “○○○ 의원 외 ○○인 발의” 등으로 표기한다.

⑯ 비공개회의의 회의록은 파일로 별도로 작성하여 보관한다.

⑰ 기명 또는 무기명 투표를 할 때에는 투표의 개시ㆍ종료시간 및 투표결과를 기록하며 “(의사팀장 의원성명 호명)”, “(명패함 및 투표함 폐함)”, “(명패함 및 투표함 개함)” 등 투표과정을 표기한다.

⑱ 기립표결을 할 때에는 가부 등 표결과정을 기록하고 줄을 바꾸어 “(기립표결)”이라 표기한 후 표결결과를 기록한다.

⑲ 화면자료 등에 의한 설명이 있을 때에는 줄을 바꾸어 “(화면자료를 보며)” 등으로 표기한다.

⑳ 의식이나 회의장의 분위기를 나타낼 필요가 있을 때에는 줄을 바꾸어 “(주악)”, “(애국가 제창)”, “(묵념)”, “(만세삼창)”, “(웃음소리)”, “(박수)”, “(장내소란)”, “(퇴장)”, “(일동기립)” 등으로 표기한다.

㉑ 회의 개의 10분 전까지 속기사는 회의장에 입장하여 대기한다.

㉒ 속기사는 교대 시 전후 근무자가 1분간 중복하여 기록한다.

㉓ 회의가 중지된 다음 계속개의하지 아니하고 산회된 때에는 회의중지시간 다음 줄에 “(계속개의되지 않았음)”이라 표기한다.

㉔ 발언제한시간 초과로 마이크가 중단된 때에는 “(발언제한시간 초과로 마이크 중단ㆍ속기 중단)”이라 표기하며, 제한시간을 초과하여 발언한 내용은 속기하되 번문하지 아니하고 줄을 바꾸어 “(○○○ 의원……(기록중지)……)”라 표기한다.

㉕ 의장의 명에 의하여 속기를 중단하거나 계속할 때에는 “기록중지”, “기록개시”라 표기한다.

㉖ 개의되지 아니하고 유회된 때에는 차호 회의록 제○호 아래 별란에 “[○○○○년 ○월 ○일 본회의는 사정에 의하여 개의되지 않았음]”이라 표기한다.

㉗ 회의의 출석자 명단은 회의록 본문 끝 부분에 표기한다.

제5조(위원회 회의록의 작성) ① 위원회 회의록은 별지 제3호서식의 사항을 기재하여 원고 전면에 첨부한다.

② 당해 위원회의 위원의 발언은 “○○○ 위원”으로 표기하고 당해 위원회의 위원이 아닌 의원 또는 당해 위원회의 위원이라도 의안의 제안자나 청원의 소개 등 의원의 자격으로 발언할 때에는 “○○○ 의원”으로 표기한다.

③ 일상적인 사회교대는 “부위원장 ○○○”으로 하고 그 밖의 경우에는 “위원장대리 ○○○”으로 표기한다.

④ 타 위원회를 대표하여 발언할 때에는 “○○위원장 ○○○”또는 “○○위원장대리 ○○○”으로 표기한다.

⑤ 발언허가를 얻지 아니한 발언이라도 의제와 직접 관련이 있는 발언은 모두 기록한다.

⑥ 연락착오 등으로 인하여 개회된 이후에 기록을 개시하였을 때에는 개회시간과 기록개시 시간을 각각 표기한다.

⑦ 폐회 중 개회한 위원회의 회기표기는 폐회 전의 회기로 하고 별지 제4호서식의 사항을 기재하여 원고 전면에 첨부한다.

⑧ 이 조에 규정한 외의 사항에 대하여는 제4조의 규정을 준용한다.

제6조(발언을 마치지 못한 부분의 게재) 서울특별시 중랑구의회 회의록 발간 및 보존 등에 관한 규정(이하 “규정”이라 한다) 제7조에 따라 발언을 마치지 못한 부분을 게재하고자 할 경우에는 별지 제6호서식의 신청서를 의장에게 제출하여야 한다.

제7조(참고문서 게재) 규정 제8조에 따라 참고문서를 게재하고자 할 경우에는 별지 제7호서식의 신청서를 의장에게 제출하여야 한다.

제8조(용어의 표기) ① 회의록은 한글로 작성하되 고유명사ㆍ동음이의어 및 한글로 표기할 경우 이해하기 어려운 용어 등은 괄호 안에 한자로 병기함을 원칙으로 한다.

② 중요한 연설문 등은 원문대로 게재한다.

③ 법조문 및 외국어는 낫표(「 」)안에 표기하되 외국어ㆍ외래어는 한글로 표기하고 한글표기만으로 이해하기 어려울 때에는 괄호 안에 용어를 병기한다.

제9조(숫자 등 단위의 표기) ① 숫자는 아라비아 숫자로 표기한다. 다만, 불확정 숫자 표기에서 혼동이 있을 경우에는 한글로 표기한다.

② 각종 단위는 기호로 표기하되 기호로 표기하여 이해하기 어려운 경우에는 한글로 표기한다.

③ 영문의 약어는 영문자로 표기한다.

제10조(편집ㆍ교정) 회의록 원고는 체제에 맞추어 편집ㆍ교정한다.

제11조(회의록의 검토) 홈페이지 게재 전에 착오의 발견을 위하여 담당직원이 검토한다.

제12조(부록의 편집) 규정 제3조제2항에 의하여 발간하는 부록은 별지 제5호서식에 의하여 회의록 담당직원이 이를 편집한다.

제13조(체제) ① 본회의ㆍ위원회 회의록은 16절지 9포인트 횡조 2단 160행간으로, 부록 및 목차는 횡조 전단 160행간으로 발간함을 원칙으로 한다.

② 발언자의 직명 및 성명은 9포인트 견고딕체로 하고 발언내용은 9포인트 신명조체로 한다.

③ 의장(위원장)이 서울특별시 중랑구의회 회의 규칙(이하 “회의규칙”이라 한다) 제42조제1항 단서의 규정에 의하여 배부회의록에 게재하지 아니하기로 한 부분은 “삭제-.-.-.-.”로 표기하며 산회시간 다음에 “(“-.-” 또는 “○○” 부분은 회의규칙 제42조제1항 단서의 규정에 따라 게재하지 아니하기로 한 부분임)”이라 표기한다. 다만, 보존회의록에는 배부회의록에 게재하지 아니하기로 한 부분을 게재하되 밑줄을 그어 표시하고 산회시간 다음에 “(밑줄 친 부분은 회의규칙 제42조제1항 단서에 따라 배부회의록에 게재하지 아니한 부분임)”이라 표기한다.

④ 발언시간 제한으로 발언을 마치지 못한 부분을 게재할 때에는 당해 의원의 발언이 중단된 다음에 점선을 긋고 “(발언시간 제한으로 발언을 마치지 못한 부분)”이라 표기하고 게재한다.

⑤ 부록에 싣는 심사보고서 등은 회의록 본문에 다음 등과 같이 게재한다.

예 :

………………………………………………………………………… (점선)

(참 조)

○○○조례 일부(전부)개정조례안

(제출자ㆍ발의자)

(부록에 실음)

………………………………………………………………………… (점선)

⑥ 참고문서 등은 부록에 게재한다.

⑦ 회의록에는 난 외에 회기ㆍ차수ㆍ면수ㆍ연면수를 매 면에 표기한다.

제14조(목차의 작성) ① 회의록의 목차는 회기별로 작성함을 원칙으로 한다.

② 목차는 회기별 차수에 따라 부의(심사)된 안건순으로 작성한다.

제15조(회의록의 제본) 회의록의 제본은 대별ㆍ회기별로 함을 원칙으로 한다. 다만, 한 회기분이 단권으로 제본하기가 부적합한 경우는 분권 또는 합본할 수 있다.

제16조(회의록 원고 등의 보존기한) 회의록 원고 등 보조자료는 전자회의록이 공표될 때까지 보존하고 자체 폐기한다. 다만, 녹음파일은 1년간 보존한다.

제17조(서식) 내규에 따른 각종서식은 별지와 같다.

제18조(관례적용) 이 지침에 정하지 아니한 사항에 대하여는 관례에 따른다.

부      칙

이 내규는 발령한 날부터 시행한다.

〔별지 제1호서식〕

(제   회-본회의 개회식)

제   회 서울특별시 중랑구의회(   )

본  회  의  회  의  록         개회식

중랑구의회사무국

일    시      년  월  일( )   시 개식

제   회 서울특별시 중랑구의회(   ) 개회식순

1.

2.

3.

4.

5.

6.

(사회 :               )

〔별지 제2호서식〕

(제   회-본회의 제 차)

제   회 서울특별시 중랑구의회(   )

본  회  의  회  의  록        제   호

중랑구의회사무국

일    시      년  월  일( )   시

의사일정(제 차 본회의)

1.

2.

3.

4.

부의된안건

1.

2.

3.

4.

〔별지 제3호서식〕

(제   회-○○위 제 차)

제   회 서울특별시 중랑구의회(   )

(       )위원회회의록        제   호

중랑구의회사무국

일    시      년  월  일( )

장    소  제 소회의실

의사일정

1.

2.

3.

4.

심사된안건

1.

2.

3.

4.

〔별지 제4호서식〕

(제   회-○○위 제 차)

제   회 서울특별시 중랑구의회(   ) 폐회중

(       )위원회회의록        제   호

중랑구의회사무국

일    시      년  월  일( )   시

장    소  제 소회의실

의사일정

1.

2.

3.

4.

심사된안건

1.

2.

3.

4.

〔별지 제5호서식〕

제   회 서울특별시 중랑구의회(   )

회   의   록   부   록

중랑구의회사무국

목    차

○

○

○

〔별지 제6호서식〕

회의록 게재 신청서

제   회 서울특별시 중랑구의회 제  호 본회의(        위원회) 회의록에 「서울특별시 중랑구의회 회의록 발간 및 보존 등에 관한 규정」 제7조에 의거 발언을 마치지 못한 부분을 게재하고자 신청하오니 허가하여 주시기 바랍니다.

20      .        .         .

신 청 인               □

〔별지 제7호서식〕

참고문서 게재 허가신청서

제    회 서울특별시 중랑구의회 제   호 본회의(      위원회) 회의록에 「서울특별시 중랑구의회 회의록 발간 및 보존 등에 관한 규정」 제8조에 의거 참고문서를 게재하고자 하오니 허가하여 주시기 바랍니다.

20      .        .        .

신 청 인              □