훈  령

서울특별시 중랑구의회 규정  제 41 호

서울특별시 중랑구의회 회의록 발간 및 보존 등에 관한 규정을 이에 발령한다.

2022년 5월 6일

서울특별시 중랑구의회의장

서울특별시 중랑구의회 회의록 발간 및 보존 등에 관한 규정

제1조(목적) 이 규정은 「서울특별시 중랑구의회 회의 규칙」에 의한 서울특별시 중랑구의회 회의록의 작성ㆍ발간ㆍ배부ㆍ공표ㆍ보존ㆍ열람ㆍ복사 등에 관하여 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.

제2조(용어의 정의) 이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.

1. “보존회의록”이란 「서울특별시 중랑구의회 회의 규칙」(이하 “회의규칙”이라 한다) 제39조, 제40조 및 제57조의 규정에 따라 서명ㆍ날인하여 서울특별시 중랑구의회(이하 “의회”라 한다)에 영구보존하는 서울특별시 중랑구의회 회의록(이하 “회의록”이라 한다)을 말한다.

2. “전자회의록”이란 회의규칙 제42조제1항 본문 규정에 따라 중랑구의회 홈페이지에 게재하여 일반에게 공표하는 회의록을 말한다.

3. “비공개 회의록”이란 본회의 및 위원회의 의결이 있는 경우 회의규칙 제42조제1항 단서 규정에 따라 공개하지 않는 회의록을 말한다.

4. “참고문서”란 서울특별시 중랑구의회 의원(이하 “의원”이라 한다)이 그 발언의 참고를 위하여 회의록에 게재하는 간단한 문서를 말한다.

제3조(회의록의 작성) ① 본회의 및 위원회는 회의규칙 제39조 및 제57조를 준용하여 회의록을 작성한다.

② 회의록에 기재하는 사항 중 회의록에 게재하기에는 적절하지 않은 각종 보고서ㆍ참고자료 등은 부록으로 첨부한다.

③ 법조문, 숫자 등 명백한 사실을 착오로 잘못 발언한 부분은 정정하여 기재할 수 있다.

④ 서울특별시 중랑구의회 의장(이하 “의장”이라 한다) 또는 위원장이 기록중지를 명한 경우 기록을 중지한 동안의 발언은 기재하지 않는다.

제4조(전자회의록의 공표) 전자회의록은 다음 회기 개시 전까지 홈페이지에 게재하여 열람할 수 있도록 하여야 한다. 다만, 특별한 사유가 있으면 그렇지 않다.

제5조(보존회의록의 작성ㆍ보존 및 열람 등) ① 보존회의록은 회의규칙 제42조제1항 단서의 규정에 의하여 회의록에 공개하지 않기로 한 부분을 포함한 모든 발언 내용을 게재하여 영구보존하여야 한다.

② 의원이 보존회의록을 열람ㆍ복사하고자 할 때에는 별지 제1호서식에 의한 신청서를 의장에게 제출하여야 하며 의회 밖으로 대출하지 못한다.

제6조(비공개 회의록의 작성ㆍ보존 및 열람 등) ① 비공개 회의록은 파일로 보관한다. 다만, 보존관리를 위하여 필요한 경우에는 의장의 허가를 받아 이를 제본하여 보관할 수 있다.

② 의원이 비공개 회의록을 열람하고자 할 때는 별지 제2호서식의 신청서를 의장에게 제출하여야 하며, 특별한 사유가 없는 한 의장은 이를 허가하여야 한다.

③ 열람한 회의록은 의회 밖으로 대출하지 못한다.

제7조(발언을 마치지 못한 부분의 게재) 의장은 의원으로부터 시간제한으로 발언을 마치지 못한 부분의 게재요구가 있을 때에는 이를 허가할 수 있다. 다만, 발언내용을 완결짓는 간명한 것으로써 의장이 인정하는 범위 내의 것이어야 한다.

제8조(참고문서) 의원이 참고문서를 회의록에 게재하고자 할 때에는 의장의 허가를 받아야 한다. 다만, 그 회의내용 및 발언에 참고가 되는 간단한 문서여야 한다.

제9조(자구의 정정) ① 발언한 의원, 서울특별시 중랑구 공무원 또는 그 밖의 발언자(이하 “발언자”라 한다)로부터 전자회의록 게재 후 회의규칙 제41조에 따른 자구정정 요구가 있을 때에는 별지 제3호서식의 요구서를 의장에게 제출하여야 한다.

② 자구정정은 발언의 취지를 변경하지 않는 범위 내에서 다음 각 호의 경우에 한한다.

1. 법조문, 숫자 등을 명백히 잘못 발언한 경우

2. 간단한 선후 문구를 변경하는 경우

3. 조사나 특정한 어휘를 유사한 어휘로 변경하는 경우

4. 기록의 착오나 오ㆍ탈자가 있는 경우

제10조(회의록 원고의 열람ㆍ복사) ① 발언자가 회의록 원고를 열람 또는 복사하고자 할 경우에는 별지 제4호서식에 의한 신청서를 의장에게 제출하여야 한다.

② 의원이 회의규칙 제42조제1항의 단서에 규정된 내용이 기재된 회의록 원고를 열람ㆍ복사하고자 할 때에는 제5조제2항의 규정을 각각 준용한다.

③ 의원 및 관계기관에서 업무상 필요에 의하여 회의록 원고를 열람ㆍ복사하고자 할 경우에는 의원 및 소관 부서장이 제1항의 규정을 준용하여 신청서를 의장에게 제출하여야 한다. 다만, 열람ㆍ복사 범위는 공표할 수 있는 회의록 원고에 한하며 의장은 회의규칙 제42조제1항의 단서에 규정된 내용 등을 고려하여 열람ㆍ복사를 허가할 수 있다.

제11조(녹음) ① 회의록 작성을 위한 속기업무를 위하여 필요한 때에는 녹음을 할 수 있다.

② 회의의 녹음을 복사하고자 할 때는 제10조제1항의 규정을 준용한다.

제12조(내규 등 제정) 회의록의 작성 방법 등 기타 필요한 사항은 따로 정할 수 있다.

부      칙

이 규정은 발령한 날부터 시행한다.

【별지 제1호서식 : 보존회의록 열람ㆍ복사신청서】

보존회의록 열람ㆍ복사신청서

(제5조제2항 관련)

제    회(      회)  제    차

서울특별시 중랑구의회

본회의

위원회

(20   .   .   .) 보존회의록 중 배부회의록에 게재되지 아니한 부분을 회의규칙 제42조제2항의 규정에 의하여 열람ㆍ복사하고자 하오니 허가하여 주시기 바랍니다.

20   .   .   .

신청인                □

서울특별시 중랑구의회 의장 귀하

열람ㆍ복사를 허가받은 의원은 회의규칙 제42조제3항의 규정에 의하여 이를 타인에게 열람하게 하거나 전재ㆍ복사하게 하여서는 아니 됩니다.

【별지 제2호서식 : 비공개 회의록 열람신청서】

비공개 회의록 열람신청서

(제6조제2항 관련)

제 회( 회) 제 차 서울특별시 중랑구의회	본회의
	위원회

(20   .   .   .) 비공개 회의록을 열람하고자 하오니 허가하여 주시기 바랍니다.

20   .   .   .

신청인               □

서울특별시 중랑구의회 의장 귀하

【별지 제3호서식 : 자구정정신청서】

자구정정신청서

(제9조제1항 관련)

제 회( 회) 제 차 서울특별시 중랑구의회	본회의
	위원회

(20   .   .   .) 회의록 중 회의규칙 제41조의 규정에 의하여 붙임의 내용과 같이 자구정정을 하고자 하오니 허가하여 주시기 바랍니다.

20   .   .   .

신청인              □

서울특별시 중랑구의회 의장 귀하

【자구정정신청서의 자구정정 부분 예시문】

회의록 정보	현 행	수정요구
제254회 제2차 본회의 회의록 (27쪽 오른쪽 16줄)	2021년 일반ㆍ특별회계	2022년 일반ㆍ특별회계

【별지 제4호서식 : 회의록 원고(녹음파일) 열람ㆍ복사신청서】

회의록 원고(녹음파일) 열람ㆍ복사신청서

(제10조제1항 및 제11조제2항 관련)

「서울특별시 중랑구의회 회의록 발간 및 보존 등에 관한 규정」 제10조 및 제11조에 의하여 아래 회의록 원고(녹음파일)를 열람ㆍ복사하고자 하오니 허가하여 주시기 바랍니다.

회별	회의명	차수	회의일	신청내용	비고
제 회 서울특별시중랑구의회 ()	본회의 () 위원회	제 차	20 . . .

20   .   .   .

신청인            □

서울특별시 중랑구의회 의장 귀하